כמה עולים שירותי משרד במיקור חוץ?

החישוב של כל הוצאה בעסק קטן הוא משמעותי מאוד. כל הוצאה צריכה להיות כזאת שיש לה ערך לעסק ויכולה להיות שווה בתמורה רבה יותר. כלומר, על כל שקל שמשקיעים צריכים לבדוק איך הוא מניב לעסק 3 שקל לפחות. לא מעט בעלי עסקים קטנים שחושבים על שכירת שירותי משרד במיקור חוץ מתלבטים אם זאת הוצאה המשתלמת עבורם. עבורנו התשובה די ברורה.

עסק קטן שמעוניין לשמור על תזרים חיובי ותהליך של צמיחה באופן קבוע מחשב כל שקל שהוא משקיע ובודק אם אותו שקל יהיה שווה עבורו יותר בהמשך הדרך. דוגמא לכך היא השקעה בפרסום באינטרנט. העסק משקיע 2000 ₪ מדי חודש אבל מצפה לקבל תמורה של לידים איכותיים שיניבו לו לקוחות משלמים בסכום של פי 3, 4 או 5 מסכום ההשקעה שלו.

עבור עסקים קטנים רבים בעידן המודרני, אין יכולת פיננסית להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה או אפילו בחצי משרה אבל הם בהחלט יכולים להשקיע את כספם בשכירת שירותי משרד במיקור חוץ באמצעות עוזרת אישית שתבצע עבורם שלל מטלות משרדיות שכל עסק חייב.

עוזרת אישית מבצעת מטלות שונות במיקור חוץ:

• אדמיניסטרציה במיקור חוץ – כל ניהול המשרד ברמה האדמיניסטרטיבית שלו.
• ניהול לקוחות במיקור חוץ – התנהלות מול לקוחות של העסק, קיימים/מתעניינים/חדשים.
• ניהול כספים במיקור חוץ – כל הנושאים הפיננסיים ובעיקר תשלומים, גבייה ותזרים מזומנים.
• ניהול ספקים במיקור חוץ – טיפול בספקים שונים ואיתור ספקים חדשים במידת הצורך.
• ניהול עובדים במיקור חוץ – גיוס של עובדים, הדרכת עובדים, מעקב אחר עבודות ועוד.

השאלה הנשאלת היא כאמור אם זה משתלם לאותו בעל עסק.

מדוע משתלם להעסיק עוזרת אישית במיקור חוץ?

המסקנה שלנו נחרצת בעניין זה. העסקה של עוזרת אישית במיקור חוץ היא בעלת ערך כלכלי רב עבור בעלי עסקים רבים (לא כולם כמובן). היחס של עלות מול תועלת הוא גבוה מאוד, גם אם קשה לכמת אותו בתחילת הדרך.

יש יתרונות רבים להעסקת עוזרת אישית שכזאת:

• עלות מוגדרת מראש – אתם משלמים עבור מה שאתם מקבלים. כלומר, אין שעות מתות במשרד. התשלום הוא לביצוע עבודות מוגדרות מראש ובלוח זמנים שמותאם עבורם. העלות בסופו של דבר זולה הרבה יותר מזאת שהייתם משלמים למנהלת משרד בשכר חודשי.
• אתה משקיע ביכולות שלך – אם הסעיף הקודם מציג איך ניתן לכמת שעות עבודה לעומת ביצוע שלהם אז כאן מדובר בסעיף מורכב יותר אך קל להבנה. כאשר עוזרת אישית מטפלת לך בכל ענייני המשרד, אתה פנוי לעסוק במה שאתה טוב בו ולהתפתח מבחינה מקצועית (עוד לקוחות, עוד עבודות, עוד רווח…).
• התנהלות מקצועית יותר – עוד פקטור שיש לו ערך רב בטווח הארוך הוא המקצועיות שאתם משדרים כלפי לקוחות, ספקים או עובדים שלכם. כשהמשרד מנוהל בצור המקצועית ויעילה כולם נותנים לכם נקודות זכות ברמה המקצועית ויש לזה ערך רב בעולם העסקים התחרותי של היום.

אז כמה זה עולה לנו?
זאת בהחלט שאלה חשובה, אבל השאלה החשובה יותר היא כמה זה שווה לנו?…

המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.